In der Welt der Bibliotheken wird schon lange stark vernetzt gearbeitet: Sie tauschen sich aus, starten Kooperationen und nutzen gemeinsam Katalogisierungsdaten, außerdem gewähren sie ihren lokalen Nutzer*innen mit Hilfe der Fernleihe bequemen Zugriff auf die Bestände anderer Bibliotheken ohne Ortswechsel. Das groß angelegte, landesweite Projekt „GO:AL“ ermöglicht den Hochschulbibliotheken in NRW in Kürze noch mehr Einheitlichkeit und noch einfachere Zusammenarbeit.
Ziel des vom Landesministerium für Kultur und Wissenschaft finanzierten Vorhabens ist, dass alle Hochschulbibliotheken im Land dasselbe, cloudbasierte Bibliothekssystem nutzen: "Alma" von ExLibris. Die Software führt viele Arbeitsbereiche zusammen, für die bislang jeweils einzelne Anwendungen eingesetzt werden, zum Beispiel Erwerbung, Katalogisierung, Nutzer*innen-Verwaltung, Lizenzmanagement, Ausleihe und Mahnwesen. Die Entscheidung für eine Cloudlösung orientiert sich an den Bedürfnissen moderner wissenschaftlicher Bibliotheken und trägt den Anforderungen der Digitalisierung Rechnung, die im Bibliothekswesen nicht erst seit der Corona-Pandemie immer weiter fortschreitet.
Aufwendige Vorarbeiten laufen bereits
Eine der 43 Einrichtungen, die bis 2023 nach und nach auf Alma umsteigen, ist die Bibliothek der Fachhochschule Dortmund. In ihrem Fall wird der Umstieg im August 2022 abgeschlossen sein. Bereits seit 2019 arbeitet ein Projektteam aus sieben Beschäftigten der Bibliothek intensiv an den Vorbereitungen. Diese sind äußerst umfangreich: „Es geht nicht nur um die sehr aufwendige Übertragung unserer Daten in Bezug auf Medien und Nutzer*innen, sondern auch darum, ganz neue Workflows für einen großen Teil der Aufgaben innerhalb der Bibliothek zu entwickeln“, erläutert Projektleiter Thomas Zachlod. Auch die Schulung der Beschäftigten sei zeitintensiv und erfordere eine sorgfältige Planung: „Schließlich müssen ab dem Stichtag Anfang August ausnahmslos alle, die in der Bibliothek arbeiten, mit dem neuen System umgehen können“, so Zachlod.
Update für Literatursuchmaschine RiO
Die Nutzer*innen hingegen müssen sich nicht umstellen, für sie bleibt fast alles beim Alten – aber eben nur fast. Denn im Zuge des Umstiegs wird die Literatursuchmaschine RiO (Recherche in Orange) optisch verändert, optimiert und um einige praktische Funktionen erweitert. So wird zum Beispiel das individuelle Bibliothekskonto direkt in die RiO-Oberfläche eingebunden, so dass Nutzer*innen ohne Umwege ihre aktuell entliehenen Medien sowie die dazu gehörigen Leihfristen einsehen können. Zudem können sie direkt bei der Recherche Merklisten anlegen. Während der Systemwechsel eine klare Verbesserung bedeutet, wird es auf dem Weg dahin temporäre Einschränkungen in der Bibliotheksnutzung geben. „Das ist leider unvermeidbar, denn damit bei der Übermittlung der Daten nichts verloren geht, darf ab einem bestimmten Zeitpunkt an diesen nichts mehr verändert werden“, erklärt Thomas Zachlod.
Bibliothek schließt vom 25. bis 29. Juli 2022
Die gute Nachricht: Die Einschränkungen ergeben sich größtenteils in den Semesterferien, also in einer Zeit, in der die Angebote der Bibliothek in der Regel weniger stark genutzt werden. Zudem betreffen sie jeweils nur einzelne Services wie Fernleihe oder Anschaffungsvorschläge. Eine komplette Schließung aller Bibliotheksstandorte ist nur in den letzten Tagen vor dem Umstieg (25. bis 29. Juli 2022) notwendig, da in dieser kritischen Phase mehrere wichtige Services zugleich pausieren müssen. Diesen Zeitraum möchte das Team der Bibliothek sinnvoll nutzen, erklärt Thomas Zachlod: „Wir alle werden uns in diesen Tagen zum Abschluss der internen Schulungen noch einmal ganz konzentriert und intensiv mit Alma beschäftigen, um optimal vorbereitet zu sein.“ Die Bibliothek ist in diesem Zeitraum aber wie gewohnt per E-Mail und telefonisch erreichbar.
Kontakt für Fragen zu den Einschränkungen und Neuerungen
Nach dem Umstieg werden die Änderungen bei der Recherche in RiO auf der Internetseite der Bibliothek noch einmal gesondert thematisiert. Nutzer*innen, die Fragen rund um die Einschränkungen haben, können sich gerne jederzeit per E-Mail (bibfh-dortmundde ), telefonisch oder vor Ort an die Beschäftigten der Bibliothek wenden. Alle Informationen zu den einzelnen Auswirkungen sind auf einer Extra-Seite zu finden: